Tugas TOU ke-3 (Teori Organisasi
Umum 1)
Komunikasi
adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari
satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan
atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada
bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat
dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu,
misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini
disebut komunikasi nonverbal.
2. Unsur-unsur Komunikasi
a. Lingkungan komunikasi
Lingkungan (konteks) komunikasi memiliki 3 (tiga) komponen
penting yaitu :
- Fisik
- Sosial-psikoilogis
- Temporal (waktu),
b. Enkoding-Dekoding
Dalam ilmu komunikasi
kita menamai tindakan menghasilkan pesan (misalnya, berbicara atau menulis)
sebagai enkoding (encoding). Dengan menuangkan
gagasan-gagasan kita ke dalam gelombang suara atau ke atas selembar kertas,
kita menjelmakan gagasan-gagasan tadi ke dalam kode tertentu. Jadi, kita
melakukan encoding.
c. Sumber Penerima
Sumber penerima sebagai satu
kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat
dalam komunikasi adalah sumber (komunikator) kaligus penerima (komunikan). Anda
mengirimkan pesan ketika anda berbicara, menulis, atau memberikan isyarat
tubuh. Anda menerima pesan dengan mendengarkan, membaca, membaui, dan
sebagainya.
d. Kompetensi Komunikasi
Kompetensi komunikasi
mengacu pada kemampuan anda untuk berkomunikasi secara efektif (Spitzberg dan
Cupach, 1989). Kompetensi ini mencakup hal-hal seperti pengetahuan tentang
peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi
kandungan (content) dan bentuk pesan
komunikasi (misalnya, pengetahuan bahwa suatu topik mungkin layak
dikomunikasikan kepada pendengar tertentu di lingkungan tertentu, tetapi
mungkin tidak layak bagi pendengar dan lingkungan yang lain). Pengetabuan
tentang tatacara perilaku nonverbal (misalnya kepatutan sentuhan, suara yang
keras, serta kedekatan fisik) juga merupakan bagian dari kompetensi komunikasi.
e. Umpan Balik/ Feed Back
Umpan balik adalah informasi
yang dikirimkan balik ke sumbernya. Umpan balik dapat berasal dari anda sendiri
atau dari orang lain. Dalam diagram universal komunikasi tanda panah dari satu
sumber-penerima ke sumber-penerima yang lain dalam kedua arah adalah umpan
balik. Bila anda menyampaikan pesan misalnya, dengan cara berbicara kepada
orang lain anda juga mendengar diri anda sendiri. Artinya, anda menerima umpan
balik dari pesan anda sendiri. Anda mendengar apa yang anda katakan, anda
merasakan gerakan anda, anda melihat apa yang anda tulis.
f. Gangguan
Gangguan (noise) adalah gangguan dalam
komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan menghalangi penerima dalam menerima
pesan dan sumber dalam mengirimkan pesan. Gangguan dikatakan ada dalam suatu
sistem komunikasi bila ini membuat pesan yang disampaikan berbeda dengan pesan
yang diterima.
Gangguan ini dapat berupa gangguan fisik (ada orang lain
berbicara), psikologis (pemikiran yang sudah ada di kepala kita), atau semantik
(salah mengartikan makna). Tabel dibawah menyajikan ketiga macam gangguan ini
secara lebih rinci.
g. Saluran
Saluran komunikasi adalah media yang dilalui pesan. Jarang
sekali komunikasi berlangsung melalui hanya satu saluran, kita menggunakan dua,
tiga, atau empat saluran yang berbeda secara simultan. Sebagai contoh, dalam
interaksi tatap muka kita berbicara dan mendengarkan (saluran suara), tetapi
kita juga memberikan isyarat tubuh dan menerima isyarat ini secara visual
(saluran visual). Kita juga memancarkan dan mencium bau-bauan (saluran
olfaktori). Seringkali kita saling menyentuh, ini pun komunikasi (saluran
taktil).
h. Pesan
Pesan dalam komunikasi dapat mempunyai banyak bentuk. Kita
mengirimkan dan menerima pesan ini melalui salah satu atau kombinasi tertentu
dari panca indra kita. Walaupun biasanya kita menganggap pesan selalu dalam
bentuk verbal (lisan atau tertulis), ini bukanlah satu-satunya jenis pesan.
Kita juga berkomunikasi secara nonverbal (tanpa kata). Sebagai contoh, busana
yang kita kenakan, seperti juga cara kita berjalan, berjabatan tangan,
menggelengkan kepala, menyisir rambut, duduk, dan. tersenyum. Pendeknya, segala
hal yang kita ungkapkan dalam melakukan komunikasi.
3. Bagaimana menyalurkan ide melalui konunikasi.
Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang
dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang
dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak
gerik badan seperti tersenyum,menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu. Dalam
menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima
(receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan
dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan
dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama,serta
visi dan misi suatu organisasi.
Adapun tahapan-tahapan
cara menyalurkan ide melalui komunikasi :
- Ide (gagasan)
oleh sender.
- Perumusan yaitu
dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-kata.
- Penyaluran
(transmitting) yaitu penyaluran ini bisa lisan,tertulis,simbol maupun isyarat,dll.
- Tindakan yaitu
tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
- Pengertian yaitu
kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si penerima.
- Penerimaan yaitu
ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita (receiver).
Dalam membina kerjasama
dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi
organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan
organisasi. Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama, pada organisasi itu
sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang tepat dan se-efektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama
benar-benar dilaksanakan dengan tepat juga.
4. Hambatan-hambatan komunikasi.
4. Hambatan-hambatan komunikasi.
Ø Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi
teknologi semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan
teknologi, komunikasi dan informasi. Sehingga
saluran komunikasi dapat diandalkan dan efisien sebagai media
komunikasi. Menurut Chruden dan Sherman, dalam bukunya Personnel Management , 1976, jenis hambatan
teknis dalam komunikasi :
a. Tidak adanya rencana dan prosedur kerja yang jelas
b. Kurangnya informasi atau penjelasan.
c. Kurangnya keterampilan membaca.
d. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.
Ø Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian
pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas
pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran
timbal balik arti dan pengertian (komunikan dan komunikator), tapi seringkali
proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan dengan apa
yang di simbolkannya dapat mengakibatkan data yang dipakai ditafsirkan sangat
berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari misi komunikasi
yang seperti ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai
dengan karakteristik komunikannya, dan melihai kemungkinan penafsirannya terhadap kata-kata yang dipakai.
Ø Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi,
presepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan panca
indera manusia,dll.
5. Klasifikasi Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam komunikasi organisasi terdapat beberapa macam klasifikasi
komunikasi dan diantaranya adalan sebagai berikut:
I. Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi lisan : komunikasi yang langsung
berbicara.
b. Komunikasi
tertulis : komunikasi yang
melalui tulisan.
c. Komunikasi
verbal : komunikasi yang
dibicarakan / diungkapkan.
d. Komunikasi
nonverbal : komunikasi yang tersirat.
II. Dari segi arahnya :
a. Komunikasi ke
atas : komunikasi dari bawahan
ke atasan.
b. Komunikasi ke
bawah : komunikasi dari atasan ke
bawahan.
c. Komunikasi
horizontal : komunikasi ke sesama manusia
yang derajatnya / tingkatnya sama.
d. Komunikasi satu
arah : Komunikasi tanpa ada timbal
balik.
e. Komunikasi dua
arah : komunikasi dengan adanya
timbal bakik / saling berkomunikasi.
III. Dari segi lawannya :
a. Komunikasi satu
lawan satu :
berbicara dengan lawan bicara yang sama.
b. Komunikasi satu
lawan banyak(kelompok) :
berbicara antara satu orang dengan satu kelompok.
c. Komunikasi lawan kelompok :
berbicara antara satu kelompok dengan kelompok yang lain.
IV. Dari segi keresmiannya :
a. Komunikasi
formal : komunikasi yang
langsung resmi.
b. Komunikasi
informal : komunikasi yang tidak
resmi.
6. Faktor – faktor perubahan Organisasi.
Sebuah perubahan dan pengembangan dapatlah terjadi pada apapun
dan siapapun tidak terkecuali dengan organisasi. Tidak banyak individu atau
organisasi menyukai adanya perubahan, namun perubahan tidak dapat dihindari
namun harus di hadapi.
Faktor perubahan dapat terjadi karena 2 faktor, yaitu faktor
internal dan faktor eksternal.
> Faktor Internal
Adalah segala keseluruhan faktor yang ada di dalam organisasi
dimana factor tersebut dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi.
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan,
yang dapat berasal dari berbagai sumber. Problem yang sering timbul berkaitan
dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah
komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota. Proses kerja sama yang
berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya
perubahan.
Contoh Faktor Internal :
a. Problem hubungan antar anggota,
b. Problem dalam proses kerja sama,
c. Problem keuangan.
d. Perubahan kebijakan lingkungan.
e. Perubahan tujuan organisasi.
f. Perluasan wilayah operasi tujuan organisasi.
g. Volume kegiatan yang semakin bertambah banyak.
h. Sikap dan perilaku dari anggota organisasi.
> Faktor Eksternal
Adalah segala keseluruhan faktor yang ada di luar organisasi
yang dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Beberapa factor
tersebut antara lain : Politik, Hukum , Kebudayaan, Teknologi, Sumber alam,
Demografi dan sebagainya.
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering
disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang
terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi
melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya.
Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti
itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah
perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.
Contoh faktor eksternal:
a. Politik.
b. Hukum.
c. Kebudayaan.
d. Teknologi.
e. SDA.
f. Demografi.
g. Sosiologi.
7. Proses perubahan
1. Mengadakan pengkajian.
2. Mengadakan identifikasi.
3. Menetapkan perubahan.
4. Menentukan strategi.
5. Melakukan evaluasi.
8. Ciri-ciri pengembangan Organisasi
8. Ciri-ciri pengembangan Organisasi
Tujuan utama Pengembangan Organisasi adalah untuk perbaikan
fungsi organisasi itu sendiri. Peningkatan produktivitas dan keefektifan
organisasi membawa implikasi terhadap kapabilitas organisasi dalam membuat
keputusan berkualitas dengan melakukan perubahan terhadap struktur, kultur,
tugas, teknologi dan sumber daya manusia. Pendekatan utama terhadap hal ini
adalah mengembangkan budaya organisasi yang dapat memaksimalkan keterlibatan
orang dalam pembuatan keputusan yang efektif dalam organisasi. Suatu strategi
pendidikan yang kompleks yang dimaksudkan untuk mengubah keyakinan, sikap,
nilai, dan struktur organisasi sehingga mereka dapat lebih beradaptasi dengan
teknologi baru, pemasaran dan tantangan, dan tingkat yang memusingkan perubahan
itu sendiri. Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai
berikut :
·
Merupakan
strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional.
·
Merupakan
kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan
terjadi.
·
Menekankan
cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi
dan semua satuan kerja dalam organisasi.
·
Mengandung
nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
·
Menggunakan
pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi,
interaksi dan interdependensi.
·
Menggunakan
pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
9. Metode pengembangan organisasi
Sensitivity training, merupakan teknik yang pertama
diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik ini sering
disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan training) yang masing
masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih) membimbing
peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain, serta
ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi.
Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam
efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya atau tim.
Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang
menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.
Survey feedback, dalam teknik sruvey feedback. Tiap peserta
diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap
mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka).
Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para
penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan
kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan
perbaikan perbaikan konstruktif.
Transcational Analysis (TA), TA berkonsentrasi pada gaya
komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas
dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA
dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.
Intergroup activities, fokus dalam teknik intergroup activities
adalah peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok ,
yang membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam
koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau
memecahkan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.
Proses Consultation, dalam Process consultation, konsultan
mengamati komunikasi , pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metode
kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian
memberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah
diamatinya , serta menganjurkan tindakan koreksi.
Grip, pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan
pada konsep managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane
Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif
menjadi gaya kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek
manusia maupun aspek produksi.
Third party peacemaking, dalam menerapkan teknik ini, konsultan
berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa,
serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik
antar-individu dan kelompok.
10. Pengertian kepemimpinan
Definisi Banyak sekali pengertian dari sebuah kata kepemimpinan,
diantaranya adalah Menurut Sarros dan Butchatsky (1996), kepemimpinan dapat
didefinisikan sebagai suatu perilaku dengan tujuan tertentu untuk mempengaruhi
aktivitas para anggota kelompok untuk mencapai tujuan bersama yang dirancang
untuk memberikan manfaat individu dan organisasi. Sedangkan menurut Anderson
(1988), Kepemimpinan Adalah adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi
orang-orang lain agar bekerjasama sesuai dengan rencana demi tercapainya tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya.
11. Tipe-tipe Kepemimpinan
1. Visionary,
kepemimpinan yang memiliki Visi
2. Coaching,
kepemimpinan yang memberikan kesempatan belajar bagi staffnya
3. Affiliate,
kepemimpinan yang mengedepankan kerja sama
4. Democratis,
kepemimpinan yang menghargai pendapat
5. Commanding,
bersikap tegas serta berani mengambil resiko,
6. Otokrasi,
kepemimpin yang mempunyai wewenang penuh
7. Lessees fair,
memberikan kebebasan untuk mengambil kebijakan.
8. Karismatis,
memiliki daya tarik yang amat kuat
9. Militerisme, kepemimpinan yang memakai model
kepemimpinan militer.
12. Teori-Teori Kepemimpinan
1. Teori orang-orang terkemuka
Bernard,
Bingham, Tead dan Kilbourne menerangkan kepemimpinan berkenaan dengan
sifat-sifat dasar kepribadian dan karakter.
2. Teori lingkungan
Mumtord,
menyatakan bahwa pemimpin muncul oleh kemampuan dan keterampilan yang
memungkinkan dia memecahkan masalah sosial dalam keadaan tertekan, perubahan
dan adaptasi. Sedangkan Murphy, menyatakan kepemimpinan tidak terletak dalam
dari individu melainkan merupakan fungsi dari suatu peristiwa.
3. Teori personal situasional
Case
(1933) menyatakan bahwa kepemimpinan dihasilkan dari rangkaian tiga faktor,
yaitu sifat kepribadian pemimpin, sifat dasar kelompok dan anggotanya serta
peristiwa yang diharapkan kepada kelompok.
4. Teori interaksi harapan
Homan
(1950) menyatakan semakin tinggi kedudukan individu dalam kelompok maka
aktivitasnya semakin meluas dan semakin banyak anggota kelompok yang berhasil
diajak berinteraksi.
5. Teori humanistik
Likert
(1961) menyatakan bahwa kepemimpinan merupakan proses yang saling berhubungan
dimana seseorang pemimpin harus memperhitungkan harapan-harapan, nilai-nilai
dan keterampilan individual dari mereka yang terlibat dalam interaksi yang
berlangsung.
6. Teori pertukaran
Blau
(1964) menyatakan pengangkatan seseorang anggota untuk menempati status yang
cukup tinggi merupakan manfaat yang besar bagi dirinya. Pemimpin cenderung akan
kehilangan kekuasaaanya bila para anggota tidak lagi sepenuh hati melaksanakan
segala kewajibannya
Sumber
:
http://coretaneta.blogspot.com/2013/04/definisi-teori-tipe-tipe-kepemimpinan.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar